E-İmza Nedir, Şirketimde Nasıl Kullanırım?

Merhaba,

Müşterinizle sözleşme imzalamanız gerekiyor. Belgeyi yazdırıyorsunuz, imzalıyorsunuz, tarıyorsunuz, e-posta atıyorsunuz. Karşı taraf da aynısını yapıyor: yazdırıyor, imzalıyor, tarıyor, size gönderiyor. Toplam süre en az 2 gün. Bu döngüyü tanıyor musunuz arkadaşlar?

E-imza bu döngüyü tamamen ortadan kaldırıyor, ve Türk hukukunda ıslak imzayla eşdeğer yasal geçerliliğe sahip.

E-imza Tam Olarak Ne ?

5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'na göre güvenli elektronik imza, kişiye özgü şifreli bir sertifika. Banka kartınızdaki çip mantığıyla çalışıyor diyebiliriz: siz imzaladığınızda hem kimliğiniz doğrulanıyor hem de belgenin değiştirilmediği kayıt altına alınıyor.

İki farklı türü var:

• Nitelikli Elektronik İmza (e-imza): USB token ya da akıllı kart üzerinde taşınır. Bilgisayara takarak kullanırsınız. Hukuki geçerliliği en güçlü olanı.
• Mobil İmza: GSM operatörünüz üzerinden telefon numaranıza bağlı çalışır. USB gerekmez ama her operatör desteklemiyor.

Nerede Kullanabilirsiniz ?

• Müşteri ve tedarikçi sözleşmeleri
• İş teklifleri ve teknik şartnameler
• Devlet kurumlarına verilen belgeler (e-Devlet, SGK, Gümrük vs vs)
• Banka ve finans işlemleri
• İhale süreçleri (EKAP üzerinden zorunlu)
• Noterlik dışında kalan hemen her resmi belge

Bir not düşeyim: tapu devri, evlilik cüzdanı gibi noterde ya da resmi kurum önünde yapılması zorunlu işlemlerde e-imza kullanamazsınız.

Nasıl Alınır, Maliyeti Nedir ?

Türkiye'de e-imza sağlayıcıları BTK tarafından yetkilendiriliyor. Başlıca kurumlar: TÜBİTAK UEKAE, e-Güven, Türktrust.

Süreç aslında oldukça basit:

1. Sağlayıcının web sitesinden başvurun
2. Kimlik doğrulama için nüfus cüzdanı gönderin ya da yüz yüze doğrulama yapın
3. USB token elinize ulaşır (3-5 iş günü)
4. Bilgisayarınıza sürücü kurulur, kullanmaya başlarsınız

Maliyet konusunda net rakam vereyim: yıllık 1.500–3.500 TL arasında değişiyor (sağlayıcı ve süreye göre). 3 yıllık paketler daha ekonomik. Şirkette birden fazla kişi imzalayacaksa her biri için ayrı sertifika gerekiyor.

Kaçıncı Çalışanda Mantıklı Olmaya Başlar ?

Aslında çalışan sayısından bağımsız bir konu bu. Ayda 10'dan fazla belge imzalıyorsanız e-imza size hem zaman hem de kargo/baskı maliyeti kazandırır. Devlet ihalelerine giriyorsanız zaten zorunlu.

Benden küçük bir tavsiye: önce sadece kendiniz için 1 adet e-imza alın. Sözleşmelerde 6 ay kullandıktan sonra kimlerin daha çok imzaladığını görürsünüz, o zaman onlara da açarsınız.

E-imzayı Nasıl Entegre Edersiniz ?

Çoğu e-imza sağlayıcısı kendi imzalama portalını sunuyor, karşı tarafın da e-imzası olmak zorunda değil, sisteme davet linki gönderiyorsunuz, onlar kimlik doğrulayarak imzalıyor.

Daha ileri entegrasyon için DocuSign, SignNow ya da yerli çözümlerle ERP/CRM bağlantısı kurulabilir. Ancak başlangıçta buna gerek yok, sağlayıcının portali fazlasıyla yeterli.

Şirketinizin imzalama süreçlerini dijitalleştirmeye hazırsanız ilk adım TÜBİTAK veya e-Güven web sitesine girip fiyat almaktır. Yarım saatinizi almaz.

İyi Günler Dilerim,