E-Fatura, E-Arşiv, E-Defter: Patronun Bilmesi Gereken Her Şey

Merhaba,

Çoğu patron bu konuyu muhasebeciye devredip üzerine düşünmüyor. Bu aslında doğru bir iş bölümü, ama temel mantığı bilmeden kalmak sizi de olumsuz etkileyebiliyor. Vergi denetimi geldiğinde, yazılım değişikliği gerektiğinde ya da yeni bir sistem kurarken bu boşluk ortaya çıkıyor.

Haydi beş dakikada temel tabloyu netleştirelim arkadaşlar.

E-fatura Nedir, Kim Kullanmak Zorunda ?

E-fatura, GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) sistemi üzerinden gönderilen ve alınan dijital fatura. Kâğıt faturanın tamamen yerini alıyor, yazdırmanıza gerek yok.

Zorunluluk eşiği şu: yıllık brüt satış hasılatı 3 milyon TL'yi aşan işletmeler e-fatura kullanmak zorunda. Ayrıca e-ticaret yapanlar, sağlık sektörü, akaryakıt bayileri gibi bazı sektörler ciro eşiğine bakmaksızın zorunlu kapsamda. Eşikler her yıl güncellenebiliyor, muhasebecileri takip eder bu konuyu.

Dikkat: e-fatura zorunluluğu kapsamına giren bir firmaya kâğıt fatura keserseniz o fatura hukuki açıdan geçersiz sayılıyor.

E-arşiv Fatura Nedir ?

E-arşiv fatura, e-fatura sistemine dahil olmayan alıcılara (yani bireysel tüketicilere veya e-fatura mükellefi olmayan firmalara) gönderilen dijital fatura. Kâğıt yerine PDF olarak e-posta ile gönderilebiliyor.

Günlük 30'dan fazla ya da aylık toplam 5.000 TL'yi aşan fatura kesen firmalar e-arşiv sistemine dahil olmak zorunda. Pratikte bu sınır oldukça düşük, aktif bir işletmenin büyük çoğunluğu bu kapsamda zaten.

E-defter Ne Zaman Devreye Girer ?

E-defter, yevmiye defteri ve büyük defterin GİB onaylı dijital formatı. E-fatura mükellefi olan firmaların büyük çoğunluğu e-defter tutmak zorunda.

Farkı şu: e-fatura gelen-giden belge yönetimi, e-defter ise muhasebe kayıtlarının dijital saklanması. İkisi farklı sistemler ama genellikle aynı muhasebe yazılımı her ikisini de destekliyor.

Bu Sistemlere Geçmek İçin Ne Gerekiyor ?

• GİB entegratörü seçin: Logo, Luca, Mikro, Paraşüt, Uyumsoft gibi yazılımlar GİB onaylı entegratörler. Mevcut muhasebe yazılımınız büyük ihtimalle zaten bu sistemi destekliyordur.
• GİB'e başvurun: İnteraktif Vergi Dairesi üzerinden e-fatura ve e-arşiv mükellefiyet başvurusu yapılır.
• Mali mühür alın: E-fatura için şirkete ait mali mühür (e-imzadan farklı, tüzel kişiye özgü) gerekiyor. TÜBİTAK'tan temin edilir.
• Entegrasyon testi: Yazılımınızla birkaç test faturası gönderin, muhasebecinin onaylı olduğundan emin olun.

Patron Olarak Sizi İlgilendiren Asıl Kısım

Teknik detayları muhasebeciye bırakabilirsiniz arkadaşlar. Ama şu üç şeyi mutlaka kontrol edin:

• Kullandığınız muhasebe/ERP yazılımı GİB onaylı mı?
• Mali mühür güncel mi (genellikle 3 yılda bir yenilenir)?
• E-fatura gelen kutunuz düzenli takip ediliyor mu? (Gelen e-faturanın reddi için 8 gün var, kaçırılırsa otomatik kabul sayılıyor.)

Bu üç soruyu muhasebeciye sorun. Cevaplar netse sisteminiz sağlamdır. Değilse düzeltilmesi gereken bir boşluk var demektir.

İyi Günler Dilerim,